Phong tục kinh doanh để yêu cầu một cuộc họp

Các cuộc họp kinh doanh là một thực tế không thể tránh được của cuộc sống công ty. Trường Truyền thông Annenberg ở UCLA và Trung tâm Nghiên cứu Đào tạo và Phát triển Đại học Minnesota phát hiện ra rằng các nhà quản lý kinh doanh dành nửa giờ làm việc trong các cuộc họp. Bạn phải sử dụng các nghi thức kinh doanh thích hợp khi yêu cầu một cuộc họp để giúp các giám đốc điều hành và các đồng nghiệp khác tận dụng tối đa thời gian hạn chế của họ.

Video của Ngày

Chuẩn bị

Chuẩn bị cho cuộc họp trước khi gửi yêu cầu tới những người tham dự tiềm năng. Tạo ra một chương trình nghị sự chi tiết cho thấy mục tiêu và các hạng mục sẽ được bao gồm, bao gồm bất kỳ mục hành động nào. Liệt kê mọi thứ khác sẽ được yêu cầu của những người tham dự. Điều này sẽ giúp bạn thu hẹp danh sách yêu cầu của mình tới những người được mời thích hợp chứ không mời quá nhiều người.

Khung thời gian

Nêu ra khung thời gian công ty cho cuộc họp và cam kết rằng nó sẽ bắt đầu và kết thúc vào thời điểm bạn đưa ra yêu cầu. Điều này sẽ khuyến khích những người được mời tham gia lịch trình bận rộn đồng ý đến. Họ sẽ có thể sắp xếp một sự kiện khác ngay sau cuộc họp và tự tin rằng họ sẽ có thể đến đó. Cho phép các cuộc họp bắt đầu muộn và chạy theo thời gian là nghi thức tồi tệ và cho thấy sự thiếu tôn trọng đối với những người bạn yêu cầu tham dự.

Yêu cầu

Gửi yêu cầu cuộc họp của bạn tới những người tham dự tiềm năng. Sử dụng định dạng ưa thích của công ty bạn. Ví dụ: nếu bạn có phần mềm lịch hoặc lập lịch chuẩn, hãy sử dụng nó để gửi lời mời. Yêu cầu người nhận trả lời liệu họ có thể tham dự và bao gồm một ngày "vui lòng trả lời" hay không. Điều đó sẽ cho bạn biết rằng lời mời của bạn đã được nhận và đọc.

Theo dõi

Theo dõi cuộc gọi điện thoại nếu bất kỳ người được mời nào không trả lời vào ngày được chỉ định. Giữ cuộc gọi đơn giản. Hỏi xem người nhận yêu cầu cuộc họp của bạn và giải thích rằng bạn không nhận được trả lời. Xác nhận xem anh ấy sẽ tham dự hay không. Thông thường người không đáp ứng không phải là kế hoạch đi dự họp, nhưng điều này cần được làm rõ trong trường hợp anh ta đơn giản quên trả lời.

Cảnh báo

Thông báo cho người tham dự đã được xác nhận sớm nhất có thể nếu bạn phải hủy cuộc họp vì bất kỳ lý do gì hoặc thay đổi ngày, giờ hoặc địa điểm. Các trường hợp khẩn cấp được đưa ra và các ưu tiên và sắp xếp thay đổi, nhưng đó là một nghi thức xấu để gọi cuộc họp vào phút chót hoặc thực hiện một thay đổi có ảnh hưởng đến những người tham dự. Những người khác sẽ có nhiều khả năng làm giảm yêu cầu cuộc họp trong tương lai của bạn nếu bạn không tôn trọng thời gian của họ bằng cách nói cho họ biết về những thay đổi hoặc hủy bỏ nhanh chóng.